打开视频会议的正确姿势
疫情期间很多公司都无法来到办公室正常上班,选择了在家远程办公的方式,然后通过视频会议做工作汇报。但是相比面对面,视频会议会丢失很多信息,再加上网络问题等等,沟通效率一般都不高。
笔者的公司团队成员经常分散在各个项目,经常以视频会议的方式进行沟通,对于视频会议有点心得,近期在客户那里应用也得到了比较好的效果。因此,整理了以下八条,供大家参考。
1. 视频会例行化。每天或者隔天一次,在规定的时间召开视频会议,让员工都形成工作规律;
2. 会议前至少提前一个小时发送相关的资料,让大家充分阅读;
3. 会议提前发布主题、议程和想要形成的结果,制定好会议纪要、计划等文件的模板;
4. 会议前要安排好分工。1个主持人,负责主导会议进程,讲解会议规则,分配发言权。1个记录员,负责做记录;
5. 会议过程中不发言的人关闭麦克风;
6. 会议过程中用简单的手势表达部分信息。如用ok的手势表示收到、确定等,用举手的手势表达要发言;
7. 会议结束时要形成具体的下一步工作计划,有时限、有负责人、有完成标准,并确认下一次会议时间;
8、会议结束后发布会议纪要,会议纪要至少包括会议主要内容、形成的决议、下一步工作计划,并在当天发布。
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